Menulis Email Resmi Berbahasa Inggris untuk Profesor dan Kolega

Oleh: Heri Akhmadi, M.A.

Mengirim email merupakan hal yang niscaya dilakukan siapa pun saat ini. Terlebih untuk yang ingin melanjutkan pendidikan/kuliah di luar negeri. Email merupakan alat komunikasi yang vital dan utama karena tidak memerlukan pertemuan langsung tapi bisa secara resmi diakui. Misal untuk mendaftar kuliah ataupun menghubungi calon supervisor/profesor pembimbing.

Email atau dari bahasa aslinya electronic mail, secara harfiah berarti “surat” yang ditulis dalam format elektronik. Berbeda dengan surat umumnya yang ditulis atau diprint pada selembar kertas, email hanya diketik pada layar yang menghasilkan tulisan virtual. Karena email merupakan “surat”, oleh karena itu umumnya digunakan untuk komunikasi resmi, beda dengan pesan inbox pada sosial media yang cenderung lebih informal.

Meskipun terlihat mudah, ternyata tidak semua orang “bisa menulis email” dengan baik. Sekali lagi, dalam arti menulis email “resmi” dengan baik. Beberapa terkadang menganggap email seperti “chat box” di sosial media sehingga bahasanya terlalu informal (kecuali email ke teman dekat). Atau kadang bahkan ada yang menganggap sebagai sarana kirim file. Jadi ketika mengirim file via email, cukup dikirim file saja gelondongan tanpa basa-basi ba-bi-bu…hehe.

Artikel ini ditulis pada dasarnya untuk catatan saya sendiri khususnya untuk menulis email dengan Bahasa Inggris. Karena kadang sering lupa atau terlalu sering menggunakan ungkapan yang sama, misal untuk closing email. Beberapa tulisan dalam artikel ini saya sadur utuh dari sumbernya atau gabungan dari beberapa referensi (Lihat Reference List). Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

OPENING

Begin with a greeting:

Selalu awali dengan ungkapan sambutan atau “greeting”, contoh:

  • “Dear Professor Heri”
  • Jika kontak anda merupakan kenalan resmi/sudah kenal sebelumnya, bisa gunakan family name misal. “Dear Mrs. Heri”
  • Jika hubungan anda sudah akrab, bisa cukup dengan, “Hi Heri”.
  • If you don’t know the name of the person you are writing to, use: “To whom it may concern” or “Dear Sir/Madam”.

If you are replying to a client’s inquiry, you should begin with a line of thanks. For example, if someone has a question about your company, you can say, “Thank you for contacting XYZ Company”. If someone has replied to one of your emails, be sure to say,Thank you for your prompt reply or “Thanks for getting back to me”. Thanking the reader puts him or her at ease, and it will make you appear more polite.

State The Purposes

If you are starting the email communication, it may be impossible to include a line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example, “I am writing to inquire about …” or “I am writing in reference to …”.

CLOSING

Seperti halnya email bisnis yang ditulis secara profesional, interaksi digital dengan kolega akademik juga perlu diperlakukan secara profesional. Unfortunately, mengirim email secara tidak profesional ke profesor atau kolega akademik sering ditemui dan tentu itu akan mempengaruhi hubungan akademiknya.

Berikut ini beberapa ungkapan untuk melakukan Closing email secara profesional:

  • Please, let me know how we could arrange a meeting and discuss our future prospects.
  • Thank you for your patience and cooperation
  • Thank you for your consideration” and then follow up with, “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” and
  • I look forward to hearing from you.
  • I’m looking forward to your reply
  • See the details here: [www.details.com] and let me know what you think
  • If you require any assistance, feel free to contact me
  • Keep me posted
  • Keep up the good work
  • Let me know if you need anything
  • Please contact me if you encounter any problems
  • Please let me know if there’s anything you need

Closing with thank you

Among all of the email closing lines, thank you is the most popular. Especially when applying for a job, a “thank you” is very important. In addition to showing your appreciation in person and sending a letter in the mail, sending an email saying thanks is critical. Even in the beginning stages of the recruiting and application process, knowing how to end an email for a job interview can only help your chances in landing an interview and getting the job. Start the email off by saying thanks for the opportunity and end it with a message of thanks. Three times might be too much, but saying it twice is recommended!

Here are a few words to AVOID with professional email closings:

  • Talk to you later
  • Later (just by itself)
  • Aloha
  • Peace! (or Deuces!)

Email Sign-offs

Sign-offs merupakan ungkapan penutup, semacam ungkapan salam (salutations). Dan dalam tulisan email itu juga banyak atau umumnya ditemukan. Berikut beberapa contoh ungkapan yang bisa dipakai:

Ungkapan Sign-off yang umumnya dipakai:

  • Sincerely
  • Regards
  • Best Regards

Ungkapan lain yang juga bisa digunakan:

  • Take care
  • Thank you for the opportunity
  • Thank you for your time
  • Regards (or warm regards)
  • Let me know how else I can help
  • Let me know if you have any questions
  • With appreciation
  • With gratitude
  • Yours sincerely (British English)
  • Yours faithfully (British English, used instead of Yours sincerely when you don’t know your recipient personally) 
  • Sincerely yours (American English)

Email Signature

Email signature merupakan komponen akhir dari email resmi. Ini menjadi penting untuk mengungkapkan kejelasan pengirim pesan.

Format:

Sign-off,
Full name
Title and company
Phone number
Website address

Contoh aplikasi:

Kind regards,
Heri Akhmadi
Professor, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
0274 -123456789
http://www.heri.staff.umy.ac.id

Demikian, semoga bermanfaat.

Purwokerto, 19 November 2020

——————————————————————————————————————————

References:

  1. How to write a perfect professional email in English in 5 steps. www.englishlive.ef.com
  2. The Best Way to End an Email. Terminus.com
  3. How to Write Business Emails + Business Email Format Guide. www.tidio.com
  4. Feature image credit to workana.com

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: