Menulis Email Resmi Berbahasa Inggris untuk Profesor dan Kolega

Oleh: Heri Akhmadi, M.A.

Mengirim email merupakan hal yang niscaya dilakukan siapa pun saat ini. Terlebih untuk yang ingin melanjutkan pendidikan/kuliah di luar negeri. Email merupakan alat komunikasi yang vital dan utama karena tidak memerlukan pertemuan langsung tapi bisa secara resmi diakui. Misal untuk mendaftar kuliah ataupun menghubungi calon supervisor/profesor pembimbing.

Meskipun terlihat mudah, ternyata tidak semua orang “bisa menulis email” dengan baik. Sekali lagi, dalam arti menulis email “resmi” dengan baik. Beberapa terkadang menganggap email seperti “chat box” di sosial media sehingga bahasanya terlalu informal (kecuali email ke teman dekat). Atau kadang bahkan ada yang menganggap sebagai sarana kirim file. Jadi ketika mengirim file via email, cukup dikirim file saja gelondongan tanpa basa-basi ba-bi-bu…hehe.

Artikel ini ditulis pada dasarnya untuk catatan saya sendiri khususnya untuk menulis email dengan Bahasa Inggris. Karena kadang sering lupa atau terlalu sering menggunakan ungkapan yang sama, misal untuk closing email. Beberapa tulisan dalam artikel ini saya sadur utuh dari sumbernya atau gabungan dari beberapa referensi (Lihat Reference List) oleh karena itu bahasanya jadi campur-campur…hehe.

OPENING EMAIL

Begin with a greeting:

Opening for FIRST email —- State The Purposes

If you are starting the email communication, it may be impossible to include a line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example:

For example:

  • I am writing in reference to my previous email on 2 February 2020. I know that you are busy, so just floating this to the top of your inbox in case you missed it.

Opening for REPLY

Jika merupakan email balasan dari email anda sebelumnya, tetap mulai dengan ucapan terima kasih.…you should always begin with a line of thanks. Berikut contohnya:

  • If someone has a question about your company, you can say, “Thank you for contacting XYZ Company”.
  • If someone has replied to one of your emails, be sure to say, “Thank you for your prompt reply” or “Thanks for getting back to me. It was great to hear from you regarding….”. Thanking the reader puts him or her at ease, and it will make you appear more polite.

Opening with COMPLIMENT —- boost the ego

Show your admiration for something your email receivers or their businesses accomplished

  • Congratulations on….. [recent achievement]!
  • I loved your recent . It [helped me realize/discover something which I appreciate]
  • I am writing in reference to …”.

Opening with someone RECOMMENDATION

  • [Name of a shared contact] suggested I get in touch with you regarding [the topic you want to address]

CLOSING EMAIL

Seperti halnya email bisnis yang ditulis secara profesional, interaksi digital dengan kolega akademik juga perlu diperlakukan secara profesional. Unfortunately, mengirim email secara tidak profesional ke profesor atau kolega akademik sering ditemui dan tentu itu akan mempengaruhi hubungan akademiknya.

Berikut ini beberapa ungkapan untuk melakukan Closing email secara profesional:

Closing with thank you

Among all of the email closing lines, thank you is the most popular. Especially when applying for a job, a “thank you” is very important. In addition to showing your appreciation in person and sending a letter in the mail, sending an email saying thanks is critical. Even in the beginning stages of the recruiting and application process, knowing how to end an email for a job interview can only help your chances in landing an interview and getting the job. Start the email off by saying thanks for the opportunity and end it with a message of thanks. Three times might be too much, but saying it twice is recommended!

  • Thank you for the opportunity
  • Thank you for your time

Here are a few words to AVOID with professional email closings:

  • Talk to you later
  • Later (just by itself)
  • Aloha
  • Peace! (or Deuces!)

Email Sign-offs

Sign-offs merupakan ungkapan penutup, semacam ungkapan salam (salutations). Dan dalam tulisan email itu juga banyak atau umumnya ditemukan. Berikut beberapa contoh ungkapan yang bisa dipakai:

Ungkapan Sign-off yang umumnya dipakai:

  • Sincerely
  • Regards
  • Best Regards
  • Kind regards

Beberapa ungkapan lain yang bisa digunakan:

  • Take care
  • Regards (or warm regards)
  • With appreciation
  • With gratitude
  • Yours sincerely (British English)
  • Yours faithfully (British English, used instead of Yours sincerely when you don’t know your recipient personally) 
  • Sincerely yours (American English)

 References:

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: