Menulis Email Resmi Berbahasa Inggris untuk Profesor dan Kolega

Oleh: Heri Akhmadi
PhD Student di Kangwon National University, Korea.

Mengirim email merupakan hal yang niscaya dilakukan siapa pun saat ini. Terlebih untuk yang ingin melanjutkan pendidikan/kuliah di luar negeri. Email merupakan alat komunikasi yang vital dan utama karena tidak memerlukan pertemuan langsung tapi bisa secara resmi diakui. Misal untuk mendaftar kuliah ataupun menghubungi calon supervisor/profesor pembimbing.

Meskipun terlihat mudah, ternyata tidak semua orang “bisa menulis email” dengan baik. Sekali lagi, dalam arti menulis email “resmi” dengan baik. Beberapa terkadang menganggap email seperti “chat box” di sosial media sehingga bahasanya terlalu informal (kecuali email ke teman dekat). Atau kadang bahkan ada yang menganggap sebagai sarana kirim file. Jadi ketika mengirim file via email, cukup dikirim file saja gelondongan tanpa basa-basi ba-bi-bu…hehe.

Artikel ini ditulis pada dasarnya untuk catatan saya sendiri khususnya untuk menulis email dengan Bahasa Inggris. Karena kadang sering lupa atau terlalu sering menggunakan ungkapan yang sama, misal untuk closing email. Beberapa tulisan dalam artikel ini saya sadur utuh dari sumbernya atau gabungan dari beberapa referensi (Lihat Reference List) oleh karena itu bahasanya jadi campur-campur…hehe.

OPENING EMAIL

Here are the three elements of a good email beginning:

  • Subject line
  • Salutation
  • The first sentence


Salutation

Salutation atau panggilan pada email merupakan panggilan terhadap penerima email. Ini barangkali merupakan kalimat atau kata pertama yang ditulis di email. In more formal emails, it’s often preceded by the word “Dear.”

Some example openings of formal business emails include:

  • Dear Sir (last name)
  • Dear Madam
  • Dear Mr. Brown
  • Dear Ms. Lopez
  • Dear Dr. Smith
  • Dear Professor Harry
  • Hello Ms….
  • Good Morning Mr….

Jika belum tahu atau belum kenal sebelumnya, bisa pakai:

  • To Whom It May Concern

Ada beberapa catatan mengenai salutation opening ini:

  1. Firstly, if you are replying to an e-mail they sent you, just echo back their opener. If they write “Hi Harry,” you can start your response with, “Hi Mike,“. Tentu kalau ke professor atau kolega dengan sebutan yang lebih formal misal “Dear Professor Hans”
  2. Secondly, if you have never written to them before, go for the default “Hello <name>,” as this is neither too formal or informal.
  3. Generally, you should always use a more formal opener in a work environment that you would with friends.

First/OPENING Sentence

Begin with a greeting

Berikut ini beberapa contoh friendlier sentence at the start of each email, such as: 

  • I hope your day is going great.
  • I hope you had a great start to the week
  • I trust your week is off to a good start.
  • I trust you are doing fine
  • I’m excited to connect with you again.

Sebaiknya hindari opening phrases yang kaku dan “template” banget seperti: 

  • I hope this email finds you well.
  • Please be informed that…
  • This email concerns…

Opening for FIRST PARAGRAPH email —- State The Purposes

The first sentence of an email determines whether the recipient will continue reading. A good first sentence is how to start a professional email. If you are starting the email communication, it may be impossible to include a line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example:

For example:

  • I am writing in reference to my previous email on 2 February 2020. I know that you are busy, so just floating this to the top of your inbox in case you missed it.
  • My name is Lisa Lopez and I’m a…” Starting an email off this way makes the email about you. Try asking a question of interest to the reader instead. “Did you know that 50% of all Americans don’t have any retirement savings?” Introduce yourself after you’ve gotten the reader’s attention.
  • I am reaching out about
  • I am getting back to you regarding
  • This is to follow up from
  • As discussed in the foregoing discussion

When writing to someone you don’t know but have a connection with, refer to that connection. For example, you could say “I enjoyed your presentation on usability at last month’s [organization name] meeting” or “I read your recent article on [subject] in XYZ publication.”

Opening for REPLY

Jika merupakan email balasan dari email anda sebelumnya, tetap mulai dengan ucapan terima kasih.…you should always begin with a line of thanks. Berikut contohnya:

  • If someone has a question about your company, you can say:  
    Thank you for contacting XYZ Company…
  • If someone has replied to one of your emails, be sure to say,:   
    Thank you for your prompt reply… or
    Thanks for getting back to me…
    It was great to hear from you regarding…..
    Thanking the reader puts him or her at ease, and it will make you appear more polite.

Opening with COMPLIMENT —- boost the ego

Show your admiration for something your email receivers or their businesses accomplished

  • Congratulations on….. [recent achievement]!
  • I loved your recent . It [helped me realize/discover something which I appreciate]
  • I am writing in reference to …”.

Opening with someone RECOMMENDATION

  • [Name of a shared contact] suggested I get in touch with you regarding [the topic you want to address]

CLOSING EMAIL

Seperti halnya email bisnis yang ditulis secara profesional, interaksi digital dengan kolega akademik juga perlu diperlakukan secara profesional. Unfortunately, mengirim email secara tidak profesional ke profesor atau kolega akademik sering ditemui dan tentu itu akan mempengaruhi hubungan akademiknya.

Berikut ini beberapa ungkapan untuk melakukan Closing email secara profesional:

A closing line

The last line of your email should not only share gratitude with the recipient for reading your message but also include a call-to-action or statement that will either motivate the recipient to respond or shows you anticipate a response.

Closing Expressions with a FUTURE FOCUS

  • Looking forward to hearing from you
  • I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.
  • I look forward to seeing you soon.
  • I’m looking forward to your reply.
  • We hope that we may continue to rely on your valued custom.
  • We look forward to a successful working relationship in the future.
  • Please advise as necessary.
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.
  • Will follow up with some more info soon

Closing Expressions for HELP

  • Drop me a line if you have any further questions
  • Drop me a line if I can do anything else for you.
  • Please feel free to contact me if you need any further information
  • Please feel free to contact me if you need any concern.
  • Please contact me if there are any problems.
  • Please let me know if you have any questions.Let me know if you need anything else
  • If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
  • If you require any further information, feel free to contact me.
  • If you require any further information, let me know.
  • I hope the above is useful to you.
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Closing with THANK YOU

Among all of the email closing lines, thank you is the most popular. Especially when applying for a job, a “thank you” is very important. In addition to showing your appreciation in person and sending a letter in the mail, sending an email saying thanks is critical. Even in the beginning stages of the recruiting and application process, knowing how to end an email for a job interview can only help your chances in landing an interview and getting the job. Start the email off by saying thanks for the opportunity and end it with a message of thanks. Three times might be too much, but saying it twice is recommended!

Berikut beberapa ungkapan yang bisa dipakai untuk closing email dengan ucapan terima kasih:

  • Thank you for taking the time to review my resume and professional references.
  • Thanks, and let me know if there are any issues
  • Thank you for the opportunity
  • Thank you for your time
  • Thanks for pointing me in the right direction
  • Thanks for your consideration
  • I appreciate your help with this matter
  • Great working with you
  • Thanks in advance for your cooperation
  • With gratitude

Here are a few words to AVOID with professional email closings:

  • Talk to you later
  • Later (just by itself)
  • Aloha
  • Peace! (or Deuces!)

Email Sign-offs

Sign-offs merupakan ungkapan penutup, semacam ungkapan salam (salutations). Dan dalam tulisan email itu juga banyak atau umumnya ditemukan. Berikut beberapa contoh ungkapan yang bisa dipakai:

Ungkapan Sign-off yang umumnya dipakai:

  • Sincerely
  • Regards
  • Best Regards
  • Kind regards
  • Respectfully

Beberapa ungkapan lain yang bisa digunakan:

  • Take care
  • Regards (or warm regards)
  • With appreciation
  • With gratitude
  • Yours sincerely (British English)
  • Yours faithfully (British English, used instead of Yours sincerely when you don’t know your recipient personally) 
  • Sincerely yours (American English)

Your NAME and professional TITLE

Hal terakhir yang penting dalam menulis email adalah mencantumkan nama dan professional title. Use first and last name in your email sign off to avoid confusion and help ensure they remember you. By using your full name in your email signature, resume, cover letter and any other documents you share, your chances of getting a response should be increased.

You don’t necessarily need to use your current job title (i.e., Account Manager at ABC Company), but it can be helpful to include a title that illustrates what you do. For example,

Heri Akhmadi
Chief Editor

Additional: E-mail etiquette

Selain berkaitan dengan “teks” yang menjadi inti dari artikel ini, satu hal yang penting yang juga perlu diperhatikan saat mengirim email ke professor atau kolega adalah berkaitan dengan etika mengirim email (baik email berbahasa Inggris maupun bahasa lainnya). Terima kasih kepada pembaca mas Yoga Sinaga yang sudah mengingatkan mengenai hal ini.

Jadi, meskipun artikel ini lebih fokus pada bahasa, tapi masalah etika dalam mengirim email ini sesuatu yang penting, sangat penting. Buat siapa saja, tidak hanya untuk mahasiswa mengirim email ke dosen/profesor, tetapi siapa saja. Saya sendiri sehari-hari sebagai dosen, kadang prihatin juga saat ada mahasiswa yang menurut saya “belum bisa” mengirim email. Masih ada yang menganggap bahwa mengirim email itu sama dengan mengirim file. Atau mengirim email itu pada waktu yang kurang tepat, dan lain sebagainya.

Panjang sebenarnya kalau mau cerita etika menulis email. Perlu artikel tersendiri…hehe. Btw, saya singkat saja ya terkait etika ini intinya yang perlu ditekankan ada 3 poin:

  1. Konten
  2. Timing (waktu)
  3. Understanding

Tentang konten, pada intinya sama seperti sudah sy tulis di artikel ini yaitu:

  • Opening: salam, perkenalan (kecuali sudah kenal, atau pernah kontak sebelumnya)
  • Objective: sampaikan tujuannya apa dengan jelas dan singkat.
  • Closing: penutup, terima kasih, signature

Mengenai waktu, perlu diperhatikan kalau mengirim email ke professor dan kolega usahakan pada jam kerja. Ada yang mengatakan pagi merupakan waktu yang paling tepat (pagi jam kerja, bukan pada waktu sahur ya…hehe. Ya karena pagi biasanya saat orang pertama buka email. Pagi juga orang masih fresh, baru memulai hari. Sehingga kalau anda kirim email pagi peluang untuk dibuka/dibaca mungkin lebih banyak, dan dalam kondisi yang masih fresh. Dan kalau anda mengirim email ke professor di luar negeri, pahami juga waktunya. Mungkin ada perbedaan waktu antar negara. Jadi pastikan misal akan mengirim email jam 9 pagi ke Profesor di Korea, maka kalau anda di Indonesia dikirim jam 7 pagi karena selisih 2 jam duluan Korea.

Selanjutnya yang terakhir “understanding”. Saya pakai istilah understanding disini maksudnya adalah kita harus memahami bahwa orang yang kita kirim email, misal profesor, itu mungkin orang yang sibuk. Dan mungkin juga sehari menerima puluhan atau ratusan email. Sehingga kalau agak lama responnya, ya bersabar. Atau bahkan tidak direspon. Mungkin juga masuk di spam karena email tidak dikenal. Atau mungkin juga sudah dibaca tapi terlewat dibalas. Jadi harus bersabar, ya seminggu sy kira masih normal untuk profesor yang sibuk. Kalau sudah seminggu belum ada respons saya kira tidak masalah bisa dikirim kembali emailnya.

Demikian beberapa tips untuk menulis email dalam bahasa Inggris untuk professor dan kolega. Semoga bermanfaat.

Jogja, 18 November 2020 —- updated 29 September 2021 in Korea.

References:

3 comments

  1. […] semacam kegiatan persiapan kuliah di luar negeri. Mulai dari cara membuat proposal riset yang baik, cara menghubungi/email calon supervisor, mendaftar beasiswa dan lain sebagainya. Terakhir tahun 2020 saat pandemi virus corona saya juga […]

    Like

    1. Thanks for sharing mas Yoga

      Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: